Teknik Rapat

Teknik Rapat

Teknik Rapat
Teknik Rapat

Selama proses pengembangan sistem dilakukan, sering kali rapat-rapat diadakan baik oleh team pengembangan sistem sendiri atau rapat antara team pengembangan sistem dengan pemakai sistem dan manajer. Rapat (meeting) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu sebagai hasil diskusi yang di pimpin oleh pemimpin rapat. Tujuan-tujuan dari rapat dalam pengembangan sistem diantaranya adalah untuk:

  • Mendefinisikan permasalahan
  • Mengumpulkan ide-ide
  • Memecahkan permasalahan-permasalahan
  • Menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
  • Menganalisis kemajuan proyek
  • Mengumpulkan data atau fakta
  • Perundingan-perundingaan

Kemampuan analisis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan orang yang banyak terlibat langsung dalam rapat-rapat ini, baik sebagai anggota rapat maupun sebagai pimpinan rapat, sehingga harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang teknik-teknik rapat.

Kapan Perlu Mengadakan Rapat

Bila anda perlu persetujuan

Pertemuan yang berjalan baik adalah cara terbaik agar orang dapat sepakat. Orang dapat membicarakan tuntas suatu masalah, menyatakan pendapat, melihat keuntungan dan kerugian melakukan banyak hal melalui berbagai cara. Akhirnya, dengan pengarahan yang benar, mereka dapat mencapai kesepakatan.

Menyampaikan informasi yang mendesak

Cara yang paling efektif untuk menyampaikan informasi yang urgen adalah melalui rapat. Rapat dapat diadakan dengan cepat dan informasi diberikan dalam beberapa menit. Pertanyaan dan keraguan dapat diangkat dan dijawab seketika itu sehingga tidak ada kesalahpahaman.

Melaporkan dan meninjau kembali suatu peristiwa

Rapat adalah salah satu cara terbaik untuk melaporkan atau meninjau kembali dan mengevaluasi suatu peristiwa. Masukan diperoleh dari semua orang yang berhubungan dengan kejadian sehingga dapat cepat terbentuk pandangan bersama.

Menangani keadaan darurat

Situasi darurat dapat ditangani dengan cepat dan efektif melalui rapat. Fakta dapat langsung diberikan dan tindakan disetujui pada saat itu untuk menangani situasi.

Bagaimana Mempersiapkan Rapat

Rapat banyak mengkonsumsi waktu dan biaya. Waktu yang digunakan untuk rapat harus efektif. Semakin banyak waktu individu yang terlibat dalam rapat, semakin besar biaya yang dikeluarkan untuk rapat. Walaupun rapat akan menyita waktu dan biaya, tetapi rapat ini harus tetap dilakukan, karena merupakan hal yang penting. Rapat yang berhasil adalah yang menggunakan waktu yang efektif, biaya yang minimum dan dapat mencapai tujuannya. Untuk maksud ini, maka rapat harus direncanakan terlebih dahulu. Rapat yang terencana dengan baik akan tidak sulit untuk dijalankan. Pada waktu merencanakan rapat, cobalah mengikuti prosedur berikut ini.

  • Tentukan terlebih dahulu tujuan rapat, Mengapa rapat harus diadakan? Setiap rapat harus mempunyai tujuan yang terdefinisi dengan baik dan cukup beralasan.
  • Tentukan peserta dari rapat. Siapa yang harus mengikuti rapat ini? Semakin banyak peserta rapat, semakin besar biaya dari rapat. Rapat harus dihadiri oleh orang-orang yang mempunyai kepentingan saja. Bila rapat juga di hadiri oleh oarang-orang yang tidak mempunyai kepentingan dengan rapat ini, maka rapat menjadi tidak efektif, apalagi mereka tidak memahami maslahnya, tetapi ikut berkomentar.
  • Aturlah jadual dari rapat, Setelah jumlah dari peserta rapat telah diketahui, selanjutnya jadual dari rapat dapat dibuat. Hari dan jam rapat merupakan hal yang penting dalam penentuan jadual. Yang perlu diperhatikan terhadap penentuan hari rapat adalah sebagai berikut ini.
    • sedapat mungkin jangan pada hari yang sama dengan rapat yang lain, karena peserta rapat akan lelah  pemikiran peserta rapat akan bercabang
    • Sedapat mungkin jangan pada hari sebelum dekat libur, karena pikiran peserta rapat akan tidak berkonsentrasi di rapat, tetapi mungkin pada rencana berlibur.
    • Sedapat mungkin jangan pada hari yang pendek, karena Rapat akan tergesa-gesa diselesaikan Penyelesaian rapat dapat tertunda

Siapkan agenda

Agenda harus disusun dan dikirim kepada orang-orang yang menghadiri rapat sebelum rapat itu diselenggarakan. Agenda itu akan menyebutkan semua topik yang akan dibahas pada rapat dan harus memberi tempat di bagian akhir untuk “urusan lain”, sehingga orang yang menghadiri dapat mengangkat masalahnya tersendiri.

Putuskan siapa yang harus hadir

Tentukan siapa yang harus menghadiri rapat. Hanya orang-orang yang dapat memberikan sumbangan bermanfaat yang seharusnya hadir. Undanglah orang-orang ini ke rapat. Negosiasikan hari dan jamnya jika perlu. Peringatkan secara tertulis jika perlu.

Koordinasikan para pembicara

Sebelum rapat berlangsung, ada baiknya untuk membahas isu yang penting secara perorangan. Ini akan menjamin bahwa topik pembahasan tercakup secara keseluruhan pada rapat karena orang tersebut mempunyai waktu untuk memikirkan topik ini dan mempersiapkan apa yang akan dikatakan.

Aturlah risalah rapat

Atur agar ada seseorang yang mencatat risalah rapat. Orang yang melakukan ini harus mempunyai pengertian mengenai topik pembahasan.

Sumber : https://www.diigo.com/item/note/74×26/8ynw?k=9072c7a4088b191c804b344e4914fd0a