Bagaimana Mencatat Hasil Rapat

Bagaimana Mencatat Hasil Rapat

Bagaimana Mencatat Hasil Rapat
Bagaimana Mencatat Hasil Rapat

Buat risalah yang baik

Risalah rapat dapat dibuat oleh orang trampil yang ditunjuk untuk maksud itu. Atau dapat direkam dengan alat perekam kecil dan dibuat transkripnya kemudian.Bagikan hasil notulen dengan segera

Hasil notulen harus dibagikan kepada semua orang yang menghadiri rapat itu. Juga akan berguna untuk memberi salinan kepada staf lain yang ingin mengetahui apa yang diputuskan pada rapat.

Arsipkan hasil notulen untuk referensi kemudian

Notulen harus disimpan di arsip yang sesuai sehingga terdapat catatan permanen mengenai rapat itu untuk referensi mendatang.

Menetukan Jam Rapat

Yang perlu diperhatikan dalam penentuan jam rapat adalah sebagai berikut   ini.

  • Waktu pagi hari akan lebih baik, karena:
  • Peserta rapat masih segar dan bersemangat;
  • Peserta rapat belum terganggu dan terbebani masalah-masalah yang timbul pada hari tersebut.
  • Bila rapat terpaksa dilakukan pada waktu sore, maka seapat mungkin jangan terlalu malam, karena;
    • Waktu rapat akan tergesa-gesa
    • Penyelesaian rapat dapat tertund
    • Peserta rapat akan cemas pulang terlalu malam dan rasa cemas ini dapat terbawa dalam rapat.
  • Sedapat mungkin jangan pada jam makan atau jam beribadah.

Menetukan lokasi dari rapat

Hal yang perlu diperhatiakan terhadap lokasi ari rapat adalah sebagai berikut ini.

  • Ukuran dari ruangan rapat. Ruangan yang terlalu kecil akan mengganggu jalanya rapat.
  • Temperatur ruangan rapat. Ruangan yang terlalu panas akan membuat peserta rapat tidak nyaman.
  • Penerangan ruangan.
  • Suara dari luar ruangan.
  • Perlengkapan ruangan, seperti misalnya OHP (Overhead Projector), PC Viewer, papan tulis, spidol, kapur dan lain sebagainya.
  • Pengaturan tempat duduk. Bila yang diperlukan adalah interaksi langsung antara pemimpin rapat dengan anggota rapat, maka kursi pimpinan rapat dapat berhadap-hadapan langsung dengan semua kursi anggota rapat. Bial interaksi anggota rapat lebih dipentingkan, maka kursi anggota rapat termasuk kursi pimpinan rapat dapat ditur berhadap-hadapan, misalnya secara melingkar.

Membuat undangan rapat.

Undangan ini harus sudah didistribusiakan cukup lama sebelum rapat diadakan, sehingga para peerta rapat dapat mempunyai waktu yang dapat untuk mempersiapkannya. Isi dari undangan rapat dapat terdiri dari;

  • tanggal dan jam rapat
  • lama rapat berlangsung
  • lokasi dari rapat
  • tujuan rapat
  • materi-materi rapat yang akan dibicarakan
  • bahan-bahan yang harus dibawa oleh peserta
  • lampiran-lampiran yang perlu di sertakan di undangan, seperti misalnya laporan-laporan, dokumen-dolumen atau memoranda-memoranda yang diperlukan oleh peserta rapat untuk dipelajari terlebih dahulu atau yang akan dihunakan nantinya di rapat.

Menjalankan Rapat

Pada waktu rapat dijalankan, hal yang perlu diperhatikan sewaktu rapat berlangsung adalah sebagai berikut ini.

  • Usahakanlah rapat dimulai tepat pada waktunya.
  • Jangan melakukan interupsi bila seseorang sedang mendapat giliran berbicara.
  • Usahakanlah apa yang dibicarakan dalam rapat sesuai dengan agenda dan jadual yang telah direncanakan.
  • Terapkanlah teknik brainstormiing untuk menghasilkan ide-ie dari peserta rapat. Brainstorming adalah penampungan ide-ide yang tidak dievaluasi terlebih dahulu. Teknik ini dapat dilakukan dengan cara memberi kesempatan kepada masing-masing peserta rapat untuk mengutarkan idenya. Peserta yang mengutarakan ide dapat menuliskannya di kertas, menuliskannya di papan tulis menuliskannya di transparan sheet atau diucapkan secara lisan yang akan dicatat oleh sekertaris rapat. Ide ini harus diketahui oleh semua peserta. Pimpinan rapat hatrus menjelaskan bahwa ide-ide yang dilontarkan merupakan masukan yang sangat berguna dan ide-ide ini tidak akan I kritik serta dievaluasi pada saat itu. Tujuan utama dari pengumpulan ide ini adalah kuantitas, yaitu pengumpulan sebanyak mungkin ide. Setelah semua ide di catat, maka tiap-tiap ide baru di evaluasi.

Tindak Lanjut Rapat

Sedapat mungkin setelah rapat berakhir, hasil dari rapat ini di publikasikan kepada semua peserta rapat. Publikasi ini harus singkat berisi rangkuman apa yang telah terjadi selama rapat, yaitu mengenai item-item yang dipertimbangkan untuk keputusan-keputusan yang dibuat  dan item-item yang dipertimbangkan untuk masa mendatang. Publikasi ini biasanya dipersiapkan oleh sekertaris rapat. Maksud dari publikasi ini adalah supaya rapat yang telah dilaksanakan ada tindaklanjutnya. Dengan piblikasi yang telah diterima, masing-masing peserta rapat dapat mengingat  kembali hasil dari rapat dan melaksanakanny. Umumnya hasil dari rapat yang tidak dipublikasikan akan membuat peserta-peserta rapat melupakan atau mengabaikan hasil dari keputusan rapat tersebut, sehingga tidak ada tindaklanjut dari rapat ini. Akhirnya rapat yang telah dilakukan menjadi sia-sia.

Bagaimana Memastikan Keputusan dilaksanakan

Tetapkan batas waktu

Tetapkan batas waktu untuk semua tugas sesuai keputusan yang dibuat dalam rapat.

Tinjau risalah rapat

Anda harus melihat kembali catatan rapat secara teratur sampai selesainya semua batas waktu. Periksa apakah keputusan sudah dilaksanakan – atau setidaknya apakah pekerjaan sudah dimulai. Dapatkan laporan kemajuan sampai semua keputusan telah dilaksanakan.

Berikan pengakuan

Ketika setiap keputusan dilaksanakan, catatlah pada salinan hasil notulen dan beri pengakuan kepada orang yang bersangkutan.

Demikianlah, ringkasan gagasan pokok mengenai rapat.

Baca Juga :